Chaque mois, dès la paie mensuelle réalisée, l'entreprise ou son tiers déclarant, transmet les données sociales nominatives de ses salariés par dépôt de fichier sur net-entreprises.fr ou de manière automatisée via son système de paye.
Depuis le 1er janvier 2017, toutes les entreprises doivent utiliser la déclaration sociale nominative (DSN) pour déclarer les cotisations de leurs salariés auprès des organismes sociaux. Une procédure simple, unique et dématérialisée.
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) doit être mise en place dans toutes les entreprises du secteur privé. En quoi consiste ce processus déclaratif ?
C'est un flux mensuel et unique communiqué automatiquement aux différents organismes de protection sociale par les systèmes de paye des entreprises. Il comporte les données issues de la paie des salariés. Ces données transmises dans la DSN mensuelle sont donc le reflet de la situation d'un salarié au moment où la paie a été réalisée en tenant compte des événements survenus (maternité, maladie, fin de contrat de travail, etc.).
Les avantages pour les entreprises et les organismes de protection sociale sont nombreux : efficacité, rapidité, simplification, sécurisation et fiabilisation.
En définitive, la DSN simplifie les déclarations puisqu’elle se substitue à une trentaine de formalités déclaratives, comme par exemple le tableau récapitulatif annuel Urssaf, qui recensait les rémunérations et cotisations versées au cours de l’année civile. La transmission des données étant certifiée après examen, les risques de contentieux avec les organismes sociaux et les salariés sont réduits.
AVANT APRES
La DSN simplifie considérablement le processus déclaratif: zoom sur ses différentes étapes.
Chaque mois, dès la paie mensuelle réalisée, l'entreprise ou son tiers déclarant, transmet les données sociales nominatives de ses salariés soit sur net-entreprises.fr en déposant un fichier, soit de manière automatisée directement à partir du logiciel de paie.
Ces données sont ensuite redirigées aux organismes concernés sans aucune intervention de votre part, selon les modalités suivantes :
• Chaque mois, tous les 5 du mois M+1 ou tous les 15 du mois M+1 en fonction de vos obligations, un flux transmet les données caractéristiques propres à votre entreprise et à vos collaborateurs : identification de l’entreprise, de l’établissement, du salarié, informations sur le contrat de travail, la rémunération et les contrats complémentaires.
• Ponctuellement, un flux est envoyé dans les 5 jours suivant la survenue d’événements pour vos salariés : arrêt de travail, maternité, reprise de travail, rupture ou fin de contrat…
Rendez-vous sur le site Net-entreprises, accédez à votre tableau de bord et vérifiez la validité pour chaque organisme à l’aide des informations transmises sur le Compte Rendu Métier (CRM) :
• Soit toutes les données ont été correctement renseignées dans votre DSN et vous allez recevoir : un CRM OK « DSN acceptée » au niveau de votre compte concentrateur. Cela signifie que les données « code organisme », « code délégataire », « siren », « référence contrat » et un « code population » correspondent à votre fiche de paramétrage DSN, et que nos services vont procéder à l’exploitation des données de cette DSN.
• Soit une ou plusieurs des données renseignées dans votre DSN n’ont pas été correctement déclarées et vous allez recevoir : Un CRM KO « DSN acceptée, avec corrections à apporter » par mail et au niveau de votre compte concentrateur. Ce CRM précisera les éléments « code organisme », « code délégataire », « siren », « référence contrat » ou « code population » n’ayant pas été correctement déclarés sur votre DSN. Nos services mettront tout en œuvre pour traiter cette DSN non conforme à la fiche de paramétrage mais les délais de traitement s’en trouveront allongés.
• Si aucun CRM reçu, vérifiez au préalable :
o L’adresse mail du destinataire paramétré dons votre DSN dans les contacts émetteurs du SI paie (rubriques S1O.G00.02.004 et 005). Ces coordonnées du contact émetteur sont utilisées pour les retours de mails, les envois de CRM et autres contacts téléphoniques.
o Les renseignements sur votre dernière fiche de paramétrage. A défaut, vous pouvez contacter nos services
Pour plus d'informations sur le fonctionnement du tableau de bord, consultez dsn-info.fr.
Bon à savoir
La DSN transmise peut être modifiée jusqu'à la date limite de déclaration et autant de fois que nécessaire.
La fiche paramétrage
Afin d’éviter toute erreur dans le paramétrage de votre DSN, nous vous invitons, d’ores et déjà, à télécharger votre fiche de paramétrage, disponible sur votre tableau de bord net-entreprises.
Vous avez accès directement à votre fiche de paramétrage XML et PDF actualisée des dernières évolutions conventionnelles et/ou contractuelles. En cochant la case d’abonnement aux notifications, vous recevrez automatiquement par mail toutes les mises à jour de paramétrage des organismes complémentaires.
DSN-FPOC : l’Outil de contrôle
Une nouvelle application gratuite a été développée pour contrôler les données destinées aux organismes complémentaires avant de déposer la DSN sur Net-entreprises, afin de limiter le nombre de DSN en rejet.
Découvrez l’application DSN-FPOC et téléchargez-la sur dsn-fpoc.fr
Pour nous permettre de vous offrir un service totalement adapté, nous vous invitons à vérifier que votre DSN respecte les critères d’éligibilité suivants :
• Cohérence siret / référence contrat
• Cohérence code contrat / code population/ code option
• Cohérence base assujettie (assiette ou code base assujettie)
Ces données sont ensuite redirigées aux organismes concernés sans aucune intervention de votre part.
Si vous souhaitez adhérer au prélèvement SEPA, via la DSN, connectez-vous à votre espace personnel sur le site net-entreprises pour accéder au module de gestion des mandats SEPA. Le mandat acquitté sera transmis par net-entreprises à IPECA PRÉVOYANCE. Pour rappel, vous devrez conserver une copie de ce mandat.
Pour plus de précision, veuillez cliquer sur le lien suivant : Net Entreprise SEPA.
En savoir plus
Vous voulez accéder aux dernières actualités de la DSN : documentation technique, liste des éditeurs, témoignages, questions-réponses… ?
Rendez-vous sur www.dsn-info.fr
Pour envoyer des fichiers DSN, votre logiciel doit être à la dernière norme en vigueur : NEODeS.
Pour savoir si il respecte cette norme, vous pouvez contacter directement votre éditeur de logiciel de paie ou consulter la liste des éditeur ayant signé la charte d'application de la norme.
Consulter la liste des éditeurs ayant signé la Charte DSN en cliquant ici
Les organismes destinataires de la DSN sont :
• Pôle emploi
• URSSAF
• CNAMTS (Caisse Nationale d’Assurance Maladie des Travailleurs Salariés)
• MSA (Mutualité Sociale Agricole) pour le régime agricole
• CTIP (Centre Technique des Institutions de Prévoyance)
• FNMF (Fédération Nationale de la Mutualité Française)
• FFSA (Fédération Française des sociétés d’Assurance)
• DARES (Direction de l’Animation, de la Recherche, des études et des Statistiques
Afin de vous accompagner au mieux dans le paramétrage de votre DSN, une équipe vous est dédiée, joignable par:
E-mail : ipeca.dsn@ipeca.fr
Téléphone : 01.56.56.49.99
IPECA PRÉVOYANCE s’inscrit dans cette démarche de simplification et dématérialisation de la gestion de vos contrats.
• Votre bordereau papier envoyé par courrier est supprimé
• Le paiement de vos cotisations est simplifié
La DSN offre la possibilité de régler trimestriellement votre cotisation directement dans la DSN, par prélèvement SEPA.
La DSN est un processus de simplification visant à regrouper toutes vos déclarations sociales en une seule manipulation effectuée chaque mois via votre solution de paie.
Depuis le 1er juillet 2017, toutes les entreprises privées relevant du régime général de la Sécurité sociale et/ou agricole, leurs salariés, les experts comptables, et les organismes de protection sociale sont concernés.
• Mensuellement : l’ensemble des données récurrentes relatives aux salariés de l’entreprise : rémunérations et cotisations, données entreprises / établissement d’affectation, données liées à la fin du contrat de travail ou au(x) contrat(s) complémentaire(s)…
• Ponctuellement : les données relatives à la sortie d’un salarié (arrêt de travail, fin de contrat…) : nature de l’événement, date de sortie, raison de fin de contrat, durée de l’arrêt…
Vivement recommandée par l’Institution, les signalements d’événement permettent une prise en prise en compte plus rapide de l’événement sans attendre la réception de la DSN mensuelle et sont à adresser dans un délai de 5 jours à compter de leur connaissance par l’employeur, sauf dans le cas de subrogation, auquel cas le signalement sera transmis avec la DSN du mois de l’événement. Les signalements d’événement sont :
• Signalement Arrêt de travail : informant de l‘arrêt de travail donnant lieu à indemnisation par l’Assurance maladie, y compris pour cause de maladie professionnelle ou accident du travail,
• Signalement reprise suite à arrêt de travail : informant la reprise suite à arrêt de travail ;
• Signalement Fin du contrat de travail : informant la fin de contrat de travail ;
• Signalement d'Amorçage des données variables : (à venir en 2021).
La DSN est à transmettre mensuellement le 5 ou le 15 du mois suivant celui auquel la DSN se rapporte. Les échéances déclaratives dépendent :
• Du BRC (Bordereau Récapitulatif des Cotisations pour le régime général - déclaration mensuelle ou trimestrielle pour l’URSSAF) ;
• De la DUCS URSSAF (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales) ;
• De la DTS (Déclaration Trimestrielle des Salaires pour le régime agricole).
1. Inscrivez-vous sur le site net-entreprises.fr après avoir consulté les bonnes questions à se poser avant de démarrer.
2. Vérifiez pour le régime général si vos numéros Siret sont reconnus par le système DSN en utilisant le service "DSN contrôle SIRET" mis à disposition sur net-entreprises.fr
3. Envoyez une première DSN en mode test pour vous assurer que les éléments transmis respectent bien les contrôles prévus. Dès que la DSN de test est validée, vous pouvez adresser votre première DSN en mode "réel", après avoir informé vos salariés.
Oui, vous pouvez rectifier vos anomalies par le biais d’une DSN annule et remplace. Dans le cas d’écarts signalés sur les DSN mensuelles, si l’échéance de dépôt est dépassée et ne permet plus de faire d’annule et remplace, vous devrez corriger dans la paie et dans la DSN du mois suivant. Dans le cas d’écarts sur les signalements, vous devrez en cas d’urgence utiliser les anciennes procédures ou contacter l’Institution.
Non, la DSN ne modifie pas les dates de paiement des cotisations sociales.
Oui, les salariés doivent être informés du recours à la DSN, ainsi que des modalités d’exercice de leurs droits d’accès aux données déclarées et à leur rectification éventuelle.
Oui, et ce même s’ils sont exclus de la couverture de Pôle Emploi. Si un mandataire social quitte l’entreprise, inutile de signaler comme événement la fin de son contrat de travail.
Tant que les conditions de transmission de la DSN ne sont pas remplies :
• Vous devrez corriger dans la paie et dans la DSN du mois suivant,
• Procéder au règlement de la cotisation dans les délais impartis,
• Fournir une DUCS sous support papier ou Excel par mail ou courrier,
• Pour la mise à jour de l’effectif, celle-ci sera effectuée à l’aide de la DSN du mois suivant.
• Code EADH02 « Référence contrat erronée » : une ou plusieurs références contrats (15.001) transmises dans votre déclaration ne sont pas conformes à la fiche paramétrage. Dans ce cas nous vous invitons à appliquer les références contrats de la fiche paramétrage,
• Code EAFF06 ou EAFF07 « Code population absent’ ou ‘Code population erroné » : pour permettre l’affiliation de vos salariés, le code population (70.005) de rattachement est obligatoire et doit correspondre au code population de la fiche paramétrage.
• Code ECIN05 et ECIN06 « Composant de base assujettie manquant ou non conforme » : un ou plusieurs code base assujettie (79.001) transmis dans votre déclaration ne sont pas conformes à la fiche paramétrage. Dans ce cas nous vous invitons à appliquer les codes de la fiche, Exemple : Cas d’un contrat dont la cotisation est exprimée en tranche de salaire A, B et C, une assiette déclarée en « Salaire total (code 10) » ne permet pas la vérification de la cotisation déclarée et sera portée en anomalie dans le CRM.
• Code ECIN08 « Montant de cotisation individuelle erroné » : ce message est porté dans le CRM dans les cas suivants pour lesquels le montant :
○ Le montant de cotisation déclaré différent du montant de cotisation recalculé par l’Institution avec les conditions de calcul du contrat (salaire total, tranche, forfait) présent dans la fiche paramétrage. Dans ce cas, nous vous invitons à vérifier que les conditions de la fiche paramétrage sont bien reportées dans votre logiciel de paie et que la distinction des références contrats est respectée (exemple : contrat Frais de Santé et contrat Assistance).
○ Montant de composant de base assujetti à zéro (79.004) et Montant cotisation déclarée (81.004).
○ Dans le cas de contrat Frais de Santé par tête (adulte / enfant), les rubriques 70.008 et 70.011 non renseignées ne permettent pas la vérification de la cotisation déclarée.